「監視する」は、手順ではない
―― 作業マニュアルづくり、最初の一枚

観る

ある食品工場で、作業マニュアルの整備を始めました。ねらいは、品質の安定、新人の早期戦力化、そして属人化の解消です。

一枚ずつ書き始める前に、建て付けを決めました。上に、工程の全体図と目次を兼ねた「ライン工程マップ」を置く。その下に、単位作業ごとに一枚の「単位作業マニュアル」をぶら下げる。分解の順は、ライン工程 → 単位作業 → 要素作業 → 動作です。

見本として選んだのは、餃子の成形でした。最初の下書きは12の手順にまとまりました。読み返すと、こんな一文が並んでいます。

「定常運転に入り、監視する。」

新人がこれを読んで、何をすればよいのか。何も伝わりません。

分ける

なぜ、伝わらない手順になったのか。4Mに分けてみました。

原因の中心は方法でした。分ける細かさの基準を決めずに書き始めたため、手順が「要素作業」ではなく「単位作業の要約」になっていた。そして、いちばん大事な急所やコツは、どれだけ細かく割っても書き手の手元には無い ―― ここは人の問題として、別に手当てが要ると分かりました。

決める

そこで、次の五つを決めました。

1. 1 要素作業まで割る「監視する」「段取りする」のようなまとめ言葉は、要素作業ではない。「ボルトを締める」「重量を測る」のように、一つの目的を持つひと動きまで割る。目安は一枚10〜20手順。それを大きく超えるなら、単位作業そのものが大きすぎる。
2. 2 単位作業の切れ目を、人の受け持ちで決める枚数の都合では切らない。基準は次の一文にした。一人の作業者が、一つの区切りとして連続して受け持ち、途中で他の人に代われない範囲。
3. 3 AIで骨格、ベテランで魂手順の骨格はAIに下書きさせ、急所・コツ・判断基準はベテランから引き出す。AIには、見えていないことを書かせない。
4. 4 分からない数値は、空けておく推測で埋めず、［要確認］と書いて残す。空欄はそのまま、ベテランへの質問になる。
5. 5 急所とコツを分ける急所＝守らないと、食品事故・ケガ・不良品になること。コツ＝守らなくても不良にはならないが、速く・楽に・きれいにできること。

分からないところは、空けておく。空欄が、ベテランへの質問になる。

実装する

進行中決めたとおりに割り直すと、餃子の成形は一つの単位作業には大きすぎました。段取りだけで、要素作業が18あります。そこで、人の受け持ちの切れ目で四つに分けました。

この分け方は、そのまま教育の順番にもなります。新人はまず「定常運転と抜き取り確認」を受け持ち、慣れたら「立ち上げ」、さらに「段取り」へ。

四枚の見本は、確認用の第0版として仕上げました。いまは、［要確認］で空けた箇所をベテランへのヒアリングで埋めていく段階です。「終了処理」の一枚は大半が空欄のままで、そのままヒアリングの質問票として使えます。

直す

直したこと。最初の12手順の版は捨て、要素作業まで分解し直しました。手順の表には「どの単位作業の手順か」の列を足し、四枚を並べても迷わないようにしました。

見えてきたこと。餃子のラインは、当初22枚のマニュアルで足りると見ていました。同じ基準で割り直すと、50〜60枚の規模になります。後から番号を振り直さずに済むよう、採番のルールを先に決める必要が、現実の話になりました。

まだ決まっていないこと。

• 数値を、製造説明書とマニュアルの両方に書くか（改訂のたびにずれる心配がある）
• 誰が書き、誰が承認し、どんなきっかけで改訂するか
• 手順に何度も出てくる「記録表に記入する」を、既存の記録表とどう束ねるか